 Prowadzenie własnego biznesu wiąże się z wieloma obowiązkami, których wykonania musimy pilnować bardzo uważnie. Wystawianie faktur jest jednym z tych, które łatwo zautomatyzować i usprawnić w taki sposób, by nasza ingerencja w proces była naprawdę minimalna. Dlaczego warto zdecydować się na program do wystawiania faktur? Jak wybrać ten najlepszy?
Program do wystawiania faktur - czy jest potrzebny w firmie?
Konieczność wystawiania faktur klientom to codzienny obowiązek w każdym przedsiębiorstwie. Co do zasady im więcej dokumentów, tym lepiej dla nas, ponieważ oznacza to, że się rozwijamy. Jednak duża ilość formularzy może z czasem powodować problemy w zarządzaniu nimi, jak i ich poprawnym wystawianiu - szczególnie, jeżeli do tej pory robiliśmy to ręcznie lub korzystając ze znalezionego w internecie szablonu. Aby usprawnić działanie swojej firmy zdecydowanie warto zaopatrzyć się w odpowiednie narzędzia, które ułatwią nam pracę i sprawią, że będzie ona mniej podatna na błędy. Program umożliwiający wystawienie faktury VAT jest idealnym rozwiązaniem, które doceni każdy przedsiębiorca. Więcej na ten temat znajdziesz na stronie rafsoft.net.
Jakie cechy powinno mieć dobre oprogramowanie do wystawiania faktur?
Aby móc sprawnie wystawiać faktury zwykle musimy mieć dostęp do różnych danych, jak na przykład dane klienta, numery kont bankowych, stan magazynowy (jeżeli sprzedajemy produkty), plik JPK, możliwość obsługi różnych płatności i tak dalej. Jednocześnie istnieje też szereg funkcjonalności, które ułatwiają nam pracę, jak i znacząco ją przyspieszają. Dlatego wybierając funkcjonalny program należy zwrócić uwagę na takie rzeczy, jak:
- automatyczne uzupełnianie danych kontrahenta: zdecydowanie zmniejsza szanse na wystąpienie błędu, a także przyspiesza naszą pracę;
- brak limitu wystawianych dokumentów: podobny problem może wystąpić, gdy korzystamy z wersji testowych lub darmowych wybranego oprogramowania. Płatne licencje nie posiadają takich ograniczeń;
- edycja wystawionych dokumentów: bardzo przydatna opcja, szczególnie gdy klient poprosi nas o dopisanie czegoś już po zapisaniu dokumentu;
- dostęp różnych formularzy: możliwość wystawiania nie tylko faktur, ale też innych dokumentów jest zawsze dużym atutem.
Wystawianie faktur - dlaczego lepiej robić to przez program?
Wystawianie dokumentów poprzez program ma wiele plusów. Największym z nich jest prosta i intuicyjna obsługa, która pozwala nam na uniknięcie wielu błędów, a także przyspiesza naszą pracę. Wykorzystując oprogramowanie nie mamy również problemu z zachowaniem jednolitej numeracji, ponieważ system sam będzie ją narzucał dla kolejnych dokumentów - jest to bardzo ważny aspekt, ponieważ pomaga utrzymać porządek w naszej dokumentacji i praktycznie eliminuje sytuacje, gdzie jeden numer zostaje użyty dwukrotnie przez pomyłkę. Co więcej, decyzja o wykorzystaniu programu ułatwia również dbanie o kwestie podatkowe: możemy bez problemu i w dowolny sposób ustawić opcję wyświetlenia podatków, jak i zadbać o to, by naszej księgowej łatwiej się pracowało z wystawianymi przez nas fakturami.
Prosty w obsłudze program do faktur VAT - na co zwrócić uwagę przy zakupie?
Wybierając program do wystawiania faktur VAT powinniśmy przede wszystkim dostosować go do potrzeb naszego biznesu. Malutkie przedsiębiorstwo nie będzie miało takich wymagań, jak ogromna korporacja. Zadbajmy o to, by narzędzie było dla nas proste w użyciu i zrozumiałe, dawało możliwość wyboru szablonu faktury, ich wydruku oraz wysyłki w formie elektronicznej. Jeżeli mamy możliwość zautomatyzowania procesu wystawiania faktur, warto wybrać oprogramowanie które umożliwi nam zastosowanie takiej procedury. Dobrym dodatkiem jest również możliwość obsługi dokumentów magazynowych, co będzie bardzo pomocne w utrzymaniu naszych zamówień w ryzach.
Ważną funkcjonalnością jest dostępność różnego rodzaju formularzy: faktur zaliczkowych, faktur eksportowych czy też takich w obcej walucie. Program do wystawiania rachunków musi nam również umożliwić zapis szablonów, a miłym dodatkiem jest także opcja ich personalizacji.
O czym pamiętać przy okazji korzystania z oprogramowania do wystawiania faktur?
Wybierając program handlowo magazynowy lub stricte do księgowości online warto zwrócić uwagę na to, by wystawianie i wysyłka faktur zachodziły szybko, sprawnie i możliwie bezbłędnie. Dzięki temu zaoszczędzimy dużo czasu i, zamiast ślęczeć nad dokumentami, będziemy w stanie skupić się na rzeczach, które mają wpływ na rozwój naszego biznesu. Automatyczny proces wystawiania faktur docenią również nasi klienci - otrzymają je nie tylko szybciej, ale też w jednorodnej, przejrzystej i czytelnej formie. |
