 Pracownicy wielu firm usługowych pracują dziś z domu. Firmom zależy na utrzymaniu wydajności przedsiębiorstwa, a pracownikom na zdrowiu swoim i swoich rodzin. Praca przeniosła się do domów, a spotkania biznesowe przybrały formę wideokonferencji. Przez miniony rok praca zdalna, niegdyś nielubiana i obca, stała się codziennością i koniecznością. Wielu z nas niezależnie od sytuacji czy formy spotkania zależy na utrzymaniu profesjonalizmu. Dlatego w tym artykule podpowiadamy dobre praktyki wideokonferencji, które uchronią nas przed niepotrzebnymi wpadkami i zaoszczędzą stresu.
Zaproszenie na meeting Planując rozmowę w formie live streamingu nie wystarczy wpisać jej w swój kalendarz. Twój rozmówca musi mieć pewność, że umówiony termin spotkania jest aktualny, a także mieć do niego łatwy dostęp. Dlatego zaproszenia na wideokonferencje wysyłaj uczestnikom z kilkudniowym wyprzedzeniem. Niby wszyscy dziś używamy oprogramowania do live streamingu, ale nie wszyscy używamy tych samych narzędzi. Nasi rozmówcy mogą chcieć sprawdzić sobie działanie danego programu przed dołączeniem do wideo rozmowy. Niektórzy będą musieli zainstalować dodatkowe aplikacje lub aktualizacje. Wysłane wcześniej zaproszenie umożliwia im spokojne przygotowanie się do spotkania. Problemy techniczne lepiej rozwiązywać przed spotkaniem niż w jego trakcie. Próba generalna to nie strata czasu Dziś live streaming jest dla nas codziennością. Większość z nas jednak korzysta na co dzień z jego podstawowych funkcji. Przed ważnym spotkanie warto sprawdzić, czy sami umiemy np. udostępniać pulpit. Kontrolować czułość mikrofonu, kadrować obraz z kamery. Często wydaje nam się, że znamy jakieś narzędzie, ale poproszeni np. o udostępnienie pulpitu wpadamy w panikę, bo nie wszystko działa tak jak należy, coś nie jest dla nas jasne. Planując istotne dla nas spotkania, czy też takie, w ramach którego będziemy prowadzić prelekcję warto wcześniej przeklinać sobie wszystkie funkcjonalności systemu, czy nawet zrobić próbę generalną z udziałem żony, chłopaka, siostry czy brata, tak by jak najmniej rzeczy mogło nas zaskoczyć. Rozpocznij przed czasem Zwykle spotkanie umawiamy na określoną godzinę. Mimo iż nie spodziewamy się naszych rozmówców wcześniej to czasami pojawiają się oni na wideo czacie na kilka minut przed oficjalnym startem spotkania. Nie karz im czekać, nie pozwól by odeszli. Oczekuj na te osoby na 10 minut przed rozpoczęciem spotkania. Zawsze będziesz mógł zamienić z nimi kilka słów przed rozpoczęciem. Smaltalk w takich sytuacjach skraca dystans, a to często pomocne w budowie relacji na odległość. Wykadruj obraz kamery Obecne systemy do wideokonferencji pokazują bieżący podgląd obrazu z naszej kamery przed dołączeniem do rozmowy. To moment na to by ustawić kadr. Sporo osób nie zwraca na to uwagi, ale szerszy plan jest dużo lepszy niż tylko portret. Widząc gestykulację i mowę ciała rozmówcy łatwiej nam zrozumieć jego intencje i aktualne emocje. Nie bójmy się pokazać więcej niż tylko twarz. Oczywiście pamiętajmy, że w kamerze ma znaleźć się tylko to co chcemy by widzieli nasi rozmówcy.
Przygotuj pulpit Nierzadko podczas wideokonferencji udostępniamy naszym rozmówcom obraz naszego pulpitu. Chcemy omówić jakieś statystyki, pokazać coś na żywo. Zadbajmy o to by nasi słuchacze zobaczyli tylko to co powinni. W tym celu lepiej pozamykać niepotrzebne karty przeglądarki, sprawdzić jaką tapetę mamy na pulpicie i czy mieści się ona w granicy dobrego smaku. Jeśli możemy to przygotujmy sobie osobny pulpit na wideokonferencje. Jeśli nie znamy takich tricków to po prostu „posprzątajmy”. Chrońmy swoją prywatność oraz nieposzlakowaną opinię. Wyłączaj głos W chwilach kiedy słuchamy wypowiedzi innych rozmówców lub zwyczajnie nie zabieramy głosu w dyskusji starajmy się wyciszać mikrofon. Nasi rozmówcy nie będą niepotrzebnie słuchać szumów dochodzących z otoczenia, czy pogłosu wynikającego z latencji sygnału audio-wideo. Ułatwmy osobie mówiącej skoncentrowanie się na wypowiedzi. Używaj słuchawek Rozmowy biznesowe dotyczyć mogą wielu wątków. Często przewijają się przez nie informacje, które mogą mieć charakter poufny lub po prostu informacje wrażliwe, z którymi lepiej się nie afiszować. W takich sytuacjach warto korzystać ze słuchawek, które sprawią, że tylko ty słyszeć będziesz swojego rozmówce. Słuchawki przydadzą się także podczas wideokonferencji, którą prowadzisz siedząc w pokoju z innymi domownikami (nierzadko również będącymi akurat w pracy). Wydawać by się mogło, że słuchawki to tylko mała zmiana, a jednak robi wszystkim obok sporą różnicę. Mów krótko i na temat Ostatnia wskazówka dotyczy stylu wypowiedzi. Wielu z nas ma skłonność do rozciągania wątków i dygresji. Spotkania online z natury rzeczy są mają charakter profesjonalny, służą szybkiej i sprawnej komunikacji w sytuacji, gdy chcemy omówić coś bezpośrednio. Pamiętaj, że praca zdalna rządzi się swoimi prawami, nie każdy Twój rozmówca ma akurat czas na przeciągające się spotkanie. Spotkania online różnią się nieco od spotkań na żywo. Nie ma kawy, cukierków, nie ma czasu na dygresje. Dlatego staraj się mówić jasno i zwięźle, szanuj czas swoich rozmówców.
Autor: https://streamonline.pl
|
