Dlaczego powinieneś wybrać Microsoft Office 365?

Produkt Microsoft Office ma już na karku przeszło trzydzieści lat. Pierwszą wersję wprowadzono jeszcze na komputery Mac pod koniec lat osiemdziesiątych. Właściciele platform PC na swój odpowiednik musieli czekać do 1992 roku wraz z pojawieniem się pakietu Microsoft Office 92. Nikt chyba w szeregach korporacji z Redmond nie przypuszczał jak bardzo popularnym stanie się Office na całym świecie. Regularnie w cyklu trzy- lub czteroletnim otrzymujemy nowe wersje, które następnie wędrują do wszelakich palcówek edukacyjnych, instytucji, firm a także do domów zwykłych użytkowników. Wraz z pojawieniem się Office 2013 producent postanowił sprezentować również alternatywę – Office 365. W przeciwieństwie do pudełkowej dystrybucji różniła się ona przejściem w model subskrypcji, co początkowo budziło liczne kontrowersje. Przechodząc szybkim krokiem do roku 2020 taki sposób nabywania i użytkowania oprogramowania, dóbr popkultury i nie tylko stał się ostatecznie wręcz dominującym modelem.

Dlaczego Office 365?

Sprzedaż subskrypcyjna w modelu SaaS (software as a service) stała się nowym branżowym standardem. Oczywiście Microsoft w tym czasie nie zrezygnował z pudełkowej wersji Office, dlatego liczne sklepy wciąż oferują wersję 2016 i 2019. Jednocześnie o ile Microsoft Office 2019 dostępny jest tylko dla systemu Windows 10 lub iOS Sierra, tak wcześniejszy wariant 2016 uruchomimy na starszych wersjach popularnych „Okienek”. Obecność obu wariantów – klasycznego pudełka i subskrypcji – wytłumaczymy w bardzo prosty sposób. Mianowicie wciąż można zauważyć sporą grupę konsumentów-tradycjonalistów i Microsoft nie zrezygnuje z nich, choć jednocześnie dokłada wszelkich wysiłków, aby przekonać ich do nowego modelu. W świecie gdzie konsumowanie treści zdominował Netflix, Spotify, YouTube, Steam i im podobne usługi zadanie te nie powinno być aż tak trudne, szczególnie względem młodszej generacji.

Warto podjąć decyzję o przesiadce na Office 365 w kontekście pracy biurowej, ogólnego zarządzania informacją w miejscu pracy oraz wykonywania swojego zawodu w formie home-office. W tradycyjnym scenariuszu zakup jednej licencji oznaczał obsadzenie pojedynczego stanowiska. Natomiast Office 365 daje możliwość elastycznej migracji licencji na innego użytkownika. Oznacza to szybkie i bezproblemowe utworzenie nowego stanowiska pracy lub również jego późniejsze dezaktywowania, a także relatywnie swobodne zarządzanie kosztami użytkowania oprogramowania. Przede wszystkim nie zostajemy ograniczeni wyłącznie do pojedynczego typu urządzenia – w tym przypadku komputera. W ramach jednej licencji Office 365 mamy możliwość instalacji pakietu na kilku telefonach, tabletach oraz komputerach PC lub Mac jednocześnie.

Jednocześnie w ramach subskrypcji Microsoft zapewnia dostęp do najświeższej wersji pakietu Office. Innymi słowy, nieustannie otrzymujemy cykliczne ogólne poprawki, łatki bezpieczeństwa, a także można liczyć na pojawianie się nowych funkcji. Tego udogodnienia nie doświadczymy w przypadku wariantu pudełkowego pakietu Office 2019. Gdy pojawi się jego następca, nową wersję można uzyskać wyłącznie poprzez kupno następnej licencji, wycenionej na kilkaset i więcej złotych zależnie od typu użytkownika. Innymi słowy 365-tka ewoluuje wraz z rozwojem systemów operacyjnych, dostosowując się do nowej rzeczywistości technologicznej. Dzięki temu mamy także pewność uniknięcia potencjalnych problemów z optymalizacją i stabilnością funkcjonowania oprogramowania. Ponadto dla niektórych konsumentów dość istotną kartą przetargową może okazać się również wsparcie techniczne świadczone w ramach subskrypcji Office 365. Szczególnie w tym zakresie Microsoft poczynił postęp liczony w latach świetlnych.

W poszukiwaniu alternatywy

Zrozumiałym jest, że nie każdy w pierwszej chwili musi przekonać się do Office 365. Niektórym użytkownikom, szczególnie domowym potrzebującym zaledwie dwóch czy trzech podstawowych narzędzi, przepych jaki oferuje 365-tka okaże się zwyczajnie zbyteczny. Z drugiej strony dla innych przeszkodą okaże się bariera finansowa, ale i nad tym problemem pochylimy się pod koniec artykułu. Ponadto do pracy z tekstem nie musimy nawet instalować aplikacji na komputerze. W ten sposób pierwszą alternatywę wartą wypunktowania otrzymujemy od (szok!) Microsoft. Posiadając darmowe konto Microsoft, stały dostęp do sieci i kompatybilną przeglądarkę możemy korzystać z Office w wersji webowej. Swoje dokumenty zapisujemy w usłudze OneDrive z możliwością ich dalszego udostępniania. Ten lekki Office uruchamiany z przeglądarki pozwala pracować z dowolnego miejsca, oferując świętą trójcę Microsoftu i coś ekstra o przyzwoitym zakresie funkcji.

Jeśli chcecie stronić od narzędzi autorstwa programistów z Redmond to swoją darmową ofertę ma Google. Będąc właścicielem konta pocztowego mamy dostęp również do edytora dokumentów i 15 GB przestrzeni w chmurze. Utworzone pliki można dalej udostępniać i edytować większą ilością osób. Miejcie jednak na uwadze, że dokumenty Googla spełniają swoją rolę należycie wyłącznie w przypadku krótkich treści. Pisanie wielostronicowej pracy magisterskiej czy doktoratu, a nawet dziennikarskich publikacji przy bardzo ograniczonych funkcjach może okazać się dość karkołomne. Do tego 15 GB w porównaniu do 1T przestrzeni w Office także przemawia na wyobraźnię w miejscu pracy.

Natomiast, gdy na komputerze macie już masę plików utworzonych w programach Microsoftu pewnie niektórzy zainteresują się darmowymi pakietami zainstalowanymi na dysku twardym. FreeOffice i LibreOffice mogą okazać się ciekawym rozwiązaniem, szczególnie, gdy rezygnujecie z systemu Windows lub macOS migrując na Linuxa. Warto jednak powiedzieć, że przesiadając się na dowolnego „Pingwina” wciąż posiadacie opcję w postaci webowego Office. Natomiast osoby preferujące produkty spod znaku nadgryzionego Jabłuszka mają do swojej dyspozycji iWork. W tym przypadku można z całą pewnością stwierdzić, że spece Apple dołożyli wszelkich starań, aby stworzyć narzędzie dalekie od tego jak wygląda i funkcjonuje Office. Dlatego jeśli to Wasz pierwszy romans z ekosystemem Apple wtenczas pracy z tym narzędziem będziecie musieli uczyć się od zera, jeśli wcześniej spędziliście masę czasu z Office. Na koniec wymienimy jeszcze jedną propozycję - iA Writer. Prosty, wręcz ascetyczny edytor tekstu Apple zdobył dość szerokie grono uznania. Program ten jest kompatybilny z iOS, macOS oraz systemem Android.

Nim sięgniesz po alternatywę...

Poszukując alternatywy dla Microsoft Office każdy użytkownik powinien odpowiedzieć sobie na pytanie, czy rzeczywiście może odciąć się od ekosystemu Microsoftu? Jeśli mówimy o środowisku firmy, gdzie praca odbywa się stacjonarnie lub zdalnie, standardem jest obracanie się w ujednoliconym, sprawdzonym ekosystemie. Im większa firma tym funkcjonowanie w obrębie produktów oraz usług jednego producenta będzie nadzwyczaj wygodne. Oznacza to sprawniejsze radzenie sobie z konkretnymi zadaniami oszczędzając czas, który trudno przecenić wypadku prowadzenia działalności gospodarczej.

Prowadząc przedsiębiorstwo wypada mieć również na uwadze powszechną znajomość Office. Istnieje bogata lista alternatywnych narzędzi dla pakietu Microsoftu, ale ich obsługi nie uczy się w szkołach, uczelniach i wszelakich kursach zawodowych. Ogólnie rzecz biorąc, może to stanowić pewien problem, szczególnie w przypadku, co bardziej zaawansowanych funkcji np. przy tworzeniu arkusza kalkulacyjnego. Na pewnym poziomie z pozoru nawet zwykły edytor tekstu potrafi okazać się wymagającym narzędziem. Ponadto aktualnie pliki w formatach .doc dla plików tekstowych, czy też .xls dla arkuszy kalkulacyjnych stanowią globalny standard. Możecie mieć zatem 99% pewności, że wasi partnerzy, potencjalni klienci oraz wszelkiej maści urzędy korzystają właśnie z Office. Niestety mimo zapewnień kompatybilności z Office w przypadku darmowych programów wciąż bywa bardzo różnie.

Office 365 to szeroki zakres usług oferowanych w ramach miesięcznej lub rocznej subskrypcji. Dla małych, średnich i dużych firm potrzebujących do funkcjonowania szerokiego zakresu narzędzi biurowych taki model użytkowania może okazać bardziej sensowny. Szczególnie, że produkt ten oferuje znacznie więcej niż klasyczny Office 2019. Jednocześnie dla indywidualnych odbiorców widzimy realne korzyści, gdy swoim pakietem można dzielić się między domownikami, znajomymi itd., ograniczając się do okresu, kiedy faktycznie potrzebujemy Office – przykładowo rok szkolny czy akademicki. Już dziś czołowi potentaci rynku software świadczą swoje produkty w modelu software as a service, dlatego nie mamy wątpliwości, że rozwiązania takie jak Office 365 będą sukcesywnie zyskiwać na popularności.